QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
Enviar base de datos a cada secretaría con el nombre de los funcionarios que tienen derecho al disfrute de vacaciones durante todo el año. |
- Auxiliar Administrativo de Nómina |
Correo electrónico Base de datos en excel
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Por correo electrónico se envía el listado de los funcionarios de cada Secretaría para que se realice la programación anual de las vacaciones de común acuerdo con los jefes de cada oficina |
Realizar programación anual de vacaciones y enviar base de datos actualizada |
- Secretarios de Despacho |
Base de datos actualizada Correo electrónico
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Concertando con cada funcionario su periodo vacacional se alimenta la base de datos y se envía al Auxiliar Administrativo de Nómina, especificando las fechas de disfrute de las vacaciones |
Generar el Plan Anual de Vacaciones |
- Auxiliar Administrativo de Nómina |
Plan Anual de Vacaciones
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Se elabora el plan de acuerdo con las fechas del periodo vacacional de cada funcionario reportadas en la base de datos por cada Secretaría |
Informar quincenalmente el disfrute de vacaciones |
- Auxiliar Administrativo de Nómina |
Correo electrónico
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Se envía correo electrónico a los funcionarios que salen a disfrutar su periodo vacacional y a las personas interesadas, solicitando el diligenciamiento del formato entrega temporal del puesto para poder realizar la respectiva liquidación de vacaciones. |
Reportar novedades del periodo vacacional |
- Todos |
Correo electrónico
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Se debe comunicar mediante correo electrónico a la Unidad de Gestión Humana la necesidad de cancelar el periodo vacacional. Adicionalmente, se debe anexar la solicitud para reprogramar las vacaciones, especificando la fecha de inicio y terminación de las mismas |
Entregar el formato diligenciado |
- Todos |
- entrega temporal o definitiva del puesto de trabajo
Formato diligenciado para archivar en hojas de vida
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Cada funcionario deberá entregar al auxiliar de nomina el formato diligenciado con la información requerida para poder salir a disfrutar de su periodo vacacional, de lo contrario no se liquidarán las vacaciones hasta que se cumpla con el citado requisito. |
Proyectar Resolución de Reconocimiento de Vacaciones |
- Auxiliar Administrativo de Nómina |
Resolución Reconocimiento de Vacaciones
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Se debe elaborar y legalizar la Resolución de Reconocimiento de Vacaciones en la plantilla correspondiente |
Registrar novedades de vacaciones en el Software de Nómina |
- Auxiliar Administrativo de Nómina |
Novedades ingresadas en el Software de Nómina
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Con base en la Resolución de Reconocimiento de Vacaciones, se debe registrar en el Software de Nómina, las novedades de vacaciones de cada funcionario para su respectivo pago. |
Elaborar y entregar memorandos de vacaciones |
- Auxiliar Administrativo de Nómina |
Memorando
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Se deben elaborar los memorandos de nómina firmados por el Líder de Gestión Humana, indicando la fecha de iniciación y la fecha de reintegro a las labores y entregarlas a cada funcionario y al Auxiliar Administrativo de Hojas de Vida |
Reintegrar o suspender las vacaciones de un funcionario |
- Todos |
Oficio de solicitud
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Para reintegrar un funcionario o suspender las vacaciones por necesidad del servicio se debe: - Enviar solicitud dirigida al Líder de Gestión Humana, firmado por el Jefe Inmediato y el Secretario de Despacho de la dependencia donde pertenezca, indicando el día de reintegro o informando si se suspenden las vacaciones. Este oficio, deberá especificar cuando empieza el disfrute de los días que quedan pendientes de vacaciones. |
Elaborar Resolución de Reintegro o Suspensión de Vacaciones |
- Auxiliar Administrativo de Nómina |
Resolución de Reintegro o Suspensión de Vacaciones
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El Auxiliar Administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe elaborar la Resolución de Reintegro o Suspensión firmada por el Líder de Gestión Humana y por el Secretario de Despacho de la Secretaría de Servicios Administrativos y entregarla al funcionario interesado y a hojas de vida. |
Solicitar el disfrute de días pendientes de vacaciones |
- Todos |
Oficio de solicitud
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Se debe enviar solicitud dirigida al Líder de Gestión Humana, con el visto bueno del Jefe Inmediato, indicando el día en que se empieza a disfrutar los días pendientes de vacaciones. (Debe disfrutar de todos los días que tenga pendiente) |
Elaborar Resolución de disfrute de días pendientes de vacaciones |
- Auxiliar Administrativo de Nómina |
Resolución de disfrute de días pendientes de vacaciones
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El Auxiliar Administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe elaborar la Resolución de disfrute de los días pendientes de vacaciones, con fecha de inicio y reintegro a las labores y firmada por el Líder de Gestión Humana y por el Secretario de Despacho de la Secretaría de Servicios Administrativos. Se debe entregar la resolución al interesado y a hojas de vida |
Archivar Resoluciones en hojas de vida de cada funcionario |
- Auxiliares Administrativos |
Registro en hojas de vida
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El Auxiliar Administrativo de Hojas de Vida, deberá incluir en el expediente de cada funcionario la respectiva Resolución (Reconocimiento de Vacaciones, Reintegro o Suspensión de Vacaciones o Disfrute de días pendientes de vacaciones) |