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PROCEDIMIENTO
Realizar el Trámite y la Liquidación de Vacaciones
Versión 4
Código PSI-ATH-PR-003
Proceso Administración del Talento Humano Estado Vigente
1. OBJETIVO
Realizar el trámite para disfrute de vacaciones de los funcionarios de la Administración Central Municipal. 
2. ALCANCE
Desde el envío de la base de datos a cada Dependencia, hasta archivar en la historia laboral del funcionario solicitante la Resolución de Vacaciones legalizada (Reconocimiento, Reintegro o Suspensión y Disfrute de días pendientes).  
3. RESPONSABLE
Líder de proyecto
4. CONDICIONES GENERALES
LIQUIDACIÓN VACACIONES

Sueldo Promedio= ((Valor Prima de Servicios Junio + Valor Prima de Servicios Diciembre) / 12) + Sueldo Mensual + Auxilio de Transporte Mensual + Auxilio de Alimentaciòn Mensual.

Valor Prima de Vacaciones= Sueldo Promedio / 2

Valor Vacaciones Días de Descanso= (Sueldo Promedio / 30) * Días de Descanso

Bonificación Recreación (Dos días de salario mensual)= (Sueldo Mensual / 30) * 2

- Los periodos de vacaciones solo pueden solicitarse después de haber tenido un (1) año cumplido laborado.

- Los funcionarios con vinculación temporal, supernumerario o contratistas no tienen derecho a solicitar disfrute de vacaciones.  
5. DEFINICIONES
5.1. VACACIONES: Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones. (ART. 8 DEL DECRETO 1045 DE 1978)  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA
- decreto 1045 de 1978
- decreto 1950 de 1973
- decreto 1919 de 2002
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Enviar base de datos a cada secretaría con el nombre de los funcionarios que tienen derecho al disfrute de vacaciones durante todo el año.   - Auxiliar Administrativo de Nómina 
Correo electrónico
Base de datos en excel  
Por correo electrónico se envía el listado de los funcionarios de cada Secretaría para que se realice la programación anual de las vacaciones de común acuerdo con los jefes de cada oficina  
Realizar programación anual de vacaciones y enviar base de datos actualizada   - Secretarios de Despacho 
Base de datos actualizada
Correo electrónico  
Concertando con cada funcionario su periodo vacacional se alimenta la base de datos y se envía al Auxiliar Administrativo de Nómina, especificando las fechas de disfrute de las vacaciones  
Generar el Plan Anual de Vacaciones  - Auxiliar Administrativo de Nómina 
Plan Anual de Vacaciones 
Se elabora el plan de acuerdo con las fechas del periodo vacacional de cada funcionario reportadas en la base de datos por cada Secretaría 
Informar quincenalmente el disfrute de vacaciones  - Auxiliar Administrativo de Nómina 
Correo electrónico 
Se envía correo electrónico a los funcionarios que salen a disfrutar su periodo vacacional y a las personas interesadas, solicitando el diligenciamiento del formato entrega temporal del puesto para poder realizar la respectiva liquidación de vacaciones.  
Reportar novedades del periodo vacacional   - Todos 
Correo electrónico 
Se debe comunicar mediante correo electrónico a la Unidad de Gestión Humana la necesidad de cancelar el periodo vacacional. Adicionalmente, se debe anexar la solicitud para reprogramar las vacaciones, especificando la fecha de inicio y terminación de las mismas 
Entregar el formato diligenciado  - Todos  - entrega temporal o definitiva del puesto de trabajo
Formato diligenciado para archivar en hojas de vida 
Cada funcionario deberá entregar al auxiliar de nomina el formato diligenciado con la información requerida para poder salir a disfrutar de su periodo vacacional, de lo contrario no se liquidarán las vacaciones hasta que se cumpla con el citado requisito.  
Proyectar Resolución de Reconocimiento de Vacaciones   - Auxiliar Administrativo de Nómina 
Resolución Reconocimiento de Vacaciones  
Se debe elaborar y legalizar la Resolución de Reconocimiento de Vacaciones en la plantilla correspondiente  
Registrar novedades de vacaciones en el Software de Nómina   - Auxiliar Administrativo de Nómina 
Novedades ingresadas en el Software de Nómina  
Con base en la Resolución de Reconocimiento de Vacaciones, se debe registrar en el Software de Nómina, las novedades de vacaciones de cada funcionario para su respectivo pago.  
Elaborar y entregar memorandos de vacaciones   - Auxiliar Administrativo de Nómina 
Memorando 
Se deben elaborar los memorandos de nómina firmados por el Líder de Gestión Humana, indicando la fecha de iniciación y la fecha de reintegro a las labores y entregarlas a cada funcionario y al Auxiliar Administrativo de Hojas de Vida  
Reintegrar o suspender las vacaciones de un funcionario   - Todos 
Oficio de solicitud 
Para reintegrar un funcionario o suspender las vacaciones por necesidad del servicio se debe:
- Enviar solicitud dirigida al Líder de Gestión Humana, firmado por el Jefe Inmediato y el Secretario de Despacho de la dependencia donde pertenezca, indicando el día de reintegro o informando si se suspenden las vacaciones. Este oficio, deberá especificar cuando empieza el disfrute de los días que quedan pendientes de vacaciones.
 
Elaborar Resolución de Reintegro o Suspensión de Vacaciones   - Auxiliar Administrativo de Nómina 
Resolución de Reintegro o Suspensión de Vacaciones  
El Auxiliar Administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe elaborar la Resolución de Reintegro o Suspensión firmada por el Líder de Gestión Humana y por el Secretario de Despacho de la Secretaría de Servicios Administrativos y entregarla al funcionario interesado y a hojas de vida. 
Solicitar el disfrute de días pendientes de vacaciones   - Todos 
Oficio de solicitud 
Se debe enviar solicitud dirigida al Líder de Gestión Humana, con el visto bueno del Jefe Inmediato, indicando el día en que se empieza a disfrutar los días pendientes de vacaciones. (Debe disfrutar de todos los días que tenga pendiente)  
Elaborar Resolución de disfrute de días pendientes de vacaciones   - Auxiliar Administrativo de Nómina 
Resolución de disfrute de días pendientes de vacaciones  
El Auxiliar Administrativo de la Unidad de Gestión Humana, debe elaborar la Resolución de disfrute de los días pendientes de vacaciones, con fecha de inicio y reintegro a las labores y firmada por el Líder de Gestión Humana y por el Secretario de Despacho de la Secretaría de Servicios Administrativos. Se debe entregar la resolución al interesado y a hojas de vida 
Archivar Resoluciones en hojas de vida de cada funcionario   - Auxiliares Administrativos 
Registro en hojas de vida
 
El Auxiliar Administrativo de Hojas de Vida, deberá incluir en el expediente de cada funcionario la respectiva Resolución (Reconocimiento de Vacaciones, Reintegro o Suspensión de Vacaciones o Disfrute de días pendientes de vacaciones)  
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
4
17/Nov/2023 
Se actualizaron los responsables de ejecutar las actividades, se elimino la actividad No. 4 y se incluyo el diligenciamiento del formato entrega temporal
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Alexandra Rios Villa
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 17/Nov/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 17/Nov/2023

 
Nombre: Jose Isidro Cuy Vargas
Cargo: Líder de Proyecto
Fecha: 17/Nov/2023